Seguridad en Excel ¿Cómo proteger nuestros archivos?
Como hemos mencionado en otras notas del blog, la industria cárnica es una de las más importantes y desafiantes en el mundo de la alimentación. Para gestionar una cadena de suministro que incluye la cría, el procesamiento y la distribución de carne, se necesita una planificación y un control exhaustivo de los costos, la calidad y la eficiencia. Es ahí donde Excel se convierte en un aliado de nuestro trabajo.
Si estamos trabajando en un entorno laboral, es indispensable pensar en opciones de seguridad de nuestra información tan valiosa. En este sentido, Excel ofrece varias formas de proteger un libro. Se puede establecer una contraseña para abrir el libro, una para editarlo, y otra para realizar cambios en las hojas, parte de ellas o en la estructura del libro.
En esta nota, el Lic. Damián López, docente del curso virtual “Excel para la industria cárnica” nos enseñará cómo establecer una contraseña para abrir un libro y/o para modificarlo.
Las opciones de seguridad disponibles en Excel resultan útiles para limitar o evitar cambios no deseados (por ejemplo, cuando queremos evitar que se borre accidentalmente una celda en el cual hemos creado una función) de manera que no se afecte el funcionamiento del libro.
Ninguna de las opciones de seguridad que se encuentran disponibles en Excel encripta el contenido del libro, por lo tanto, siempre será posible utilizar algún software para abrir un libro de Excel protegido con contraseña, e inclusive eliminar la clave (sólo se necesita winrar y un bloc de notas para hacerlo).
IMPORTANTE: Se debe tener en cuenta que Excel no tiene ningún mecanismo para recuperar la contraseña, es decir que si perdemos la contraseña no tendremos forma de recuperarla.
Opciones de seguridad para establecer una contraseña para abrir un libro y/o para modificarlo
Para proteger el libro con una contraseña de apertura y/o escritura, hay que hacer los siguientes pasos
- Paso 1
Ir a archivo > guardar como
- Paso 2
Hacer clic en Más opciones
- Paso 3
Ir a Herramientas > Opciones generales
- Paso 4
- Se abre el siguiente cuadro de diálogo
- En ese cuadro completar una o ambas contraseñas de acuerdo con lo que se pretenda proteger
- Hacer clic en Aceptar
- Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo que nos solicita confirmación de cada contraseña ingresada
¿Cuál es el efecto que tienen cada una de estas contraseñas?
Contraseña de apertura
La Opción Contraseña de apertura impide el acceso al libro de aquellas personas que no sepan la contraseña.
Cuando el libro se encuentra protegido con una contraseña de apertura, al abrirlo no se muestra ningún contenido del libro antes de colocar la contraseña (ver captura siguiente). Si se ingresa una contraseña incorrecta o no se ingresa ninguna contraseña el libro no se abre.
Contraseña de escritura
En este caso podemos ingresar una contraseña para tener permiso de escritura, o bien elegir Solo lectura y acceder al archivo en ese modo.
Al acceder en solo lectura, Excel nos permitirá realizar modificaciones en el archivo, pero no podremos guardar los cambios con el nombre y ubicación actuales del libro. Si podremos cambiar el nombre o la ubicación del libro mediante archivo > guardar como. Es decir que la protección de escritura no impide que se realice una copia del archivo y se guarde con un nombre diferente del original, y allí si pueda ser modificado.
¿Cómo eliminar la contraseña de apertura y / o escritura?
Para quitar la protección de apertura y/o escritura, es decir, para eliminar las contraseñas que se hayan ingresado es necesario:
- Repetir la misma secuencia de pasos que hicimos para ingresar las contraseñas.
- Borrar las contraseñas del cuadro de diálogo, que verás como ******.
- Guardar el libro.
Damián E. López
Damián López es Licenciado en Administración de la Universidad Nacional de Córdoba y maestrando en Estadística Aplicada de la Escuela de Graduados de la Facultad de Ciencias Económicas de dicha Universidad.
En su actividad como consultor ha asesorado a organizaciones como Bagley; Cocacola; Hospital Privado, Sanatorio Allende, Clínica Oftalmológica Onnis; Registro de la Propiedad, Fiscalía General y Ministerio de Finanzas de la Provincia de Córdoba.
En el Centro de Transferencia de Calidad Total de la Facultad de Ciencias Económicas ha realizado investigaciones en organizaciones de Córdoba en temáticas vinculadas a la Gestión de la Calidad.
Actualmente se desempeña como Consultor en Sistemas de Gestión de la Calidad, y como docente en Universidad Tecnológica Nacional, Instituto Universitario de Ciencias Biomédicas de Córdoba, AgroGlobal y Aprender en Red.