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La hoja de cálculo es el inicio y el fin del proceso de gestión de datos. Es el inicio porque por medio de las celdas podrás introducir los datos que vas a procesar y es el fin del proceso porque la información resumida también se muestra en esta área, ya sea como un gráfico, una tabla o una combinación de ellos.
En esta nota, el Lic. Damián E. López, docente del curso virtual Excel Agropecuario: Análisis y gestión de datos (intermedio-avanzado) nos cuenta acerca de una tarea central para cualquier operación que necesite hacer en una hoja de cálculo: introducir datos.
¿QUÉ SE PUEDE HACER EN UNA HOJA DE CÁLCULO?
Dentro de la hoja de datos, la celda constituye una unidad indivisible que utilizarás para introducir datos y editarlos, como así también para aplicar formatos. Para poder introducir un dato en una celda es necesario seleccionarla primero.
Cuando selecciones una celda haciendo clic en ella, Excel te mostrará la celda seleccionada de la siguiente manera:
- La celda activa tiene un borde verde oscuro.
- La referencia a la celda aparece en el cuadro de nombres de la barra de fórmulas.
- La letra correspondiente a la columna seleccionada y el número correspondiente a la fila se oscurecen.
¿CÓMO MOVERSE POR LAS HOJAS DE CÁLCULO?
Una hoja de cálculo contiene más de 16 mil columnas y 1 millón de filas, por lo tanto, desplazarse por la hoja para encontrar la celda que queremos editar, puede ser una tarea tediosa. Por suerte existen varias maneras de facilitar esta tarea:
Opción 1:
Si la celda se encuentra dentro de la parte visible de la hoja de cálculo, para la seleccionar simplemente tienes que hacer clic con el puntero del mouse sobre ella.
ENFOCAR
La cantidad de filas y columnas que puedes visualizar depende del tamaño del monitor que utilices. Para cambiar la cantidad de celdas visibles puedes utilizar el zoom de Excel que se encuentra en la esquina inferior derecha de la hoja de cálculo.
Moviendo la barra hacia la izquierda disminuye el zoom y aumenta la cantidad de celdas visibles; mientras que si lo desplazas a la derecha se produce el efecto contrario.
Opción 2:
También puedes escribir la referencia de la celda en el cuadro de nombre y luego pulsar la tecla Enter . De esta manera, para ir a la celda T425
Opción 3:
Utilizar algún atajo de teclado para ir a la celda que estás buscando:
Opción 4:
Utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical de la hoja de cálculo para cambiar las columnas y/o filas visibles respectivamente:
Opción 5
Por último, si quieres ir a una celda que se encuentra en otra hoja del libro activo, solo debes hacer clic en la pestaña a la que quieres ir desde la parte inferior izquierda de la hoja de cálculo.
En esa misma sección puede crear una hoja nueva mediante el botón con el signo “+”:
¿CÓMO INTRODUCIR DATOS EN EXCEL?
Finalmente hemos llegado al tema central de esta lección, que paradójicamente es el más fácil de realizar.
Para introducir datos en una celda es necesario seleccionar la celda que se quiere como destino, luego empezar a escribir y pulsar la tecla enter al finalizar, tan simple como eso.
Más adelante veremos que existen otras formas de introducir datos, por ejemplo, pegando datos de otras fuentes.
Para ingresar datos puedes hacerlo directamente desde la celda o utilizando la barra de fórmulas como se muestra en la imagen siguiente:
La ventaja que tiene la barra de fórmulas es la que te dará un espacio mayor para realizar la edición del contenido, lo que es especialmente útil cuando quieras introducir textos extensos.
Otras maneras de finalizar la edición de una celda
Además de la tecla Enter también puedes utilizar otras teclas para finalizar la edición de una celda.
Abre un libro de Excel y luego ingresa datos en una celda. Prueba completar la edición con las siguientes teclas y analiza en qué se diferencian con pulsar Enter:
Tab
Esc
→
←
Ctrl + Enter
Damián E. López
Damián López es Licenciado en Administración de la Universidad Nacional de Córdoba y maestrando en Estadística Aplicada de la Escuela de Graduados de la Facultad de Ciencias Económicas de dicha Universidad.
En su actividad como consultor ha asesorado a organizaciones como Bagley; Cocacola; Hospital Privado, Sanatorio Allende, Clínica Oftalmológica Onnis; Registro de la Propiedad, Fiscalía General y Ministerio de Finanzas de la Provincia de Córdoba.
En el Centro de Transferencia de Calidad Total de la Facultad de Ciencias Económicas ha realizado investigaciones en organizaciones de Córdoba en temáticas vinculadas a la Gestión de la Calidad.
Actualmente se desempeña como Consultor en Sistemas de Gestión de la Calidad, y como docente en Universidad Tecnológica Nacional, Instituto Universitario de Ciencias Biomédicas de Córdoba, AgroGlobal y Aprender en Red.
