Los 10 mandamientos de Excel
“Cuando trabajes con Excel, descubrirás que hay algunas cosas que debes y no debes hacer que, si las sigues al pie de la letra, harán que tu experiencia con este programa sea maravillosa. Y ¡oh, milagro!, aquí tienes los Diez Mandamientos de Excel que contienen esas reglas que hay que cumplir para lograr la felicidad eterna.¡”
En esta nota, el Lic. Damián E. López, docente del curso “Excel Agropecuario: análisis y gestión de datos” nos comparte con humor los “10 mandamientos para usar Excel” un apartado del libro Excel 2016 para dummies que es importante tener en cuenta como recordatorio.
1. Confiarás tu trabajo al disco duro
guardando los cambios a menudo (haciendo clic o pulsando el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o pulsando las teclas Ctrl+G).
2. Nombrarás tus libros
al guardarlos por primera vez con nombres de archivo de no más de 12 puntos o 15 caracteres (255), contando espacios y cualquier tipo de símbolo y signo extraño. Así, también, señalarás en qué carpeta guardas el archivo, para librarte de la maldición de perderlo cuando más lo necesites.
3. No difundirás tus datos por toda la hoja de cálculo
sino que los juntarás en tablas y evitarás saltarte columnas y filas, a no ser que sea necesario para que sean inteligibles. Haz todo esto para conservar la memoria del ordenador.
4. Empezarás todas tus fórmulas de Excel por = (signo igual)
Si eres de la antigua tribu de Lotus 1-2-3, estarás dispensado/a y podrás iniciar tus fórmulas con el signo + (más) y tus funciones con una @ (arroba).
5. Seleccionarás las celdas
antes de ordenar a cualquier comando de Excel que gobierne sobre ellas , tan seguro como que cosecharás todo lo que siembres.
6. Utilizarás la función Deshacer
(harás clic o pulsarás el botón Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido o pulsarás la combinación Ctrl+Z) inmediatamente después de cometer un pecado en tu hoja de cálculo, para quedar limpio de tus actos.
7. No eliminarás ni insertarás, columnas y filas
en una hoja de cálculo a menos que hayas comprobado que tus actos no eliminarán ni desplazarán ninguna parte no visible de la hoja de cálculo.
8. No imprimirás tu informe de cálculo sin una revisión previa
de sus páginas con la ayuda del botón de vista de diseño de página y sin estar contento con la configuración de las páginas a los ojos de la impresora. Si dudas de por dónde debes dividir las páginas, harás clic en el botón de vista previa de salto de página, justo a su derecha en la barra de estado, para ver cómo ha dividido Excel tus páginas.
9. Cambiarás el modo de recalcular de tus libros de automático a manual
(harás clic en Fórmulas ⇒ Opciones para el cálculo ⇒ Manual ) cuando tu libro sea tan grande que Excel vaya tan lento como un camello cuando estés actuando sobre esa hoja de cálculo. ¡Ay de ti si ignoras el mensaje de cálculo de la barra de estado y no pulsas la tecla Calcular ahora (F9) ni haces clic en Fórmulas ⇒ Calcular ahora antes de imprimir cualquiera de tus datos del libro!
10. Protegerás tu libro finalizado
y todas sus hojas de cálculo de la corrupción y del mal en manos de otros (harás clic en Revisar ⇒ Proteger hoja o Proteger libro ). Si eres tan osado como para aplicar una contraseña que proteja tu libro, tendrás la cautela de tenerla siempre en tus pensamientos. El día que te olvides de tu contraseña, será el último que verás tu libro en cualquiera de sus formas.
Damián E. López
Damián López es Licenciado en Administración de la Universidad Nacional de Córdoba y maestrando en Estadística Aplicada de la Escuela de Graduados de la Facultad de Ciencias Económicas de dicha Universidad.
En su actividad como consultor ha asesorado a organizaciones como Bagley; Cocacola; Hospital Privado, Sanatorio Allende, Clínica Oftalmológica Onnis; Registro de la Propiedad, Fiscalía General y Ministerio de Finanzas de la Provincia de Córdoba.
En el Centro de Transferencia de Calidad Total de la Facultad de Ciencias Económicas ha realizado investigaciones en organizaciones de Córdoba en temáticas vinculadas a la Gestión de la Calidad.
Actualmente se desempeña como Consultor en Sistemas de Gestión de la Calidad, y como docente en Universidad Tecnológica Nacional, Instituto Universitario de Ciencias Biomédicas de Córdoba, AgroGlobal y Aprender en Red.