Excel para la industria cárnica: conceptos iniciales
Mejor información, implica mejores decisiones (decisiones más efectivas) y ello conlleva el cumplimiento de los objetivos organizacionales, que es en definitiva una medida del éxito de la organización.
Es por ello que la gestión de la información resulta central para que la organización alcance sus objetivos, y para ello necesita tener los mecanismos, recursos y personas que gestionen la información correctamente.
En esta nota, el Lic. Damián E. López, docente del curso virtual “Excel para la industria cárnica” nos cuenta acerca del entorno de trabajo en Excel, conceptos claves que nos ayudarán a comenzar a utilizar esta herramienta para gestionar la información de nuestra organización.
El entorno de trabajo
Una ventana de Excel es lo que se denomina el entorno de trabajo que se compone de diferentes áreas que se desarrollan en los apartados siguientes.
Hoja de cálculo y celda activa
La hoja de cálculo es el espacio disponible para trabajar en Excel. En ella ingresaremos y procesaremos la información.
La hoja de cálculo se compone de filas y columnas, es decir es una tabla bidimensional. Las filas se identifican con números correlativos del 1 al 1.048.576; mientras que las columnas están identificadas con letras consecutivas desde la A hasta la XFD (16.384 columnas).
A su vez, la hoja de cálculo se compone de celdas. Cada celda es la intersección de una fila y una columna:
Una celda es como un pequeño contenedor de información elemental y, por lo tanto, podemos introducir un dato en cada una de ellas. También podemos introducir otro tipo de elementos (operaciones, referencias, funciones, etc.).
La celda activa es la que tiene los bordes de un grueso superior al resto (celda verde en la imagen anterior), y es sobre la que se aplicará cualquier acción que realicemos, bien sea una orden o la introducción de un dato.
Podemos acceder a esa celda seleccionándola con el puntero del mouse o mediante las flechas de navegación del teclado.
La cinta de opciones
Desde Excel 2007, el menú de comandos está dispuesto como una banda en la parte superior de la hoja de cálculo que se denomina cinta de opciones y que permite acceder a los comandos mediante una interfaz gráfica.
- Pestañas: Es la primera forma de agrupación de los botones de comando.
- Grupos: Dentro de cada pestaña los botones de muestran en grupos organizados por afinidad.
- Botones de comando: Es el elemento que permite realizar una acción concreta.
- Selector de cuadro de diálogo: En la esquina inferior derecha de algunos grupos aparece una flecha que permite abrir un cuadro de diálogo con todas las opciones para ese grupo de comandos. Normalmente los comandos que se muestran en la cinta de opciones son los más utilizados, pero no son todos.
- Botón para contraer cinta de opciones: en la esquina inferior derecha de la cinta de opciones se muestra un botón que permite ocultar la cinta de opciones. Esto puede ser de utilidad cuando se necesita visualizar tablas con muchas filas y columnas.
Pestañas
Las pestañas que comúnmente encontrarás en Excel son las siguientes:
- Inicio: En esta pestaña encontrarás los comandos utilizados para crear, aplicar formato y editar una hoja de cálculo. Incluye los grupos: portapapeles, fuente, alineación, número, estilos, celdas y editar.
- Insertar: Contiene los botones que te permitirán insertar elementos específicos en los siguientes grupos: tablas, ilustraciones, complementos, gráficos, informes, filtros, vínculos, texto y símbolos.
- Diseño de página: Es la pestaña que utilizarás para preparar e imprimir una hoja de cálculo.
- Fórmulas: Tiene los comandos para añadir fórmulas y funciones y una serie de tareas asociadas a ellas que verás en detalle en el módulo 2 del curso.
- Datos: Contiene los comandos para importar, consultar, esquematizar y obtener subtotales en una hoja de cálculo.
- Revisar: Con los comandos que se utilizan para realizar la revisión de un documento entre varios usuarios distintos.
- Vista: Por último, es la pestaña en la cual puede cambiar la forma en la que se ve la hoja de cálculo.
- Pestañas adicionales: Según la configuración de la cinta de opciones y de los complementos que se hayan instalado en Excel, tu ventana puede mostrar pestañas adicionales como: Desarrollador, Power pivot, entre otras.
Pestañas contextuales
Además de las pestañas estándar, Excel tiene una serie de pestañas contextuales, que no están permanentemente visibles, sino que por el contrario se muestra solo en situaciones específicas (contexto).
Así por ejemplo, cuando estás editando un gráfico dinámico, Excel muestra una pestaña contextual denominada Herramientas del gráfico dinámico, que contiene comandos específicos para realizar acciones con los gráficos.
El entorno de trabajo en otras versiones
La forma en que se muestra el entorno de trabajo, así como las funcionalidades cambian de una versión a otra, aunque siempre guardan bastante similitud entre ellas.
Por este motivo, si aprendes a utilizar el programa en alguna de sus versiones, suele ser suficiente para utilizar otras versiones del mismo programa, o incluso otras hojas de cálculo.
Se muestra a continuación algunas capturas de pantalla para ilustrar dicha similitud:
Excel 2013 para windows
Excel 2010 para windows
Excel 2003 para windows
Excel 2011 para MAC
Damián López
Licenciado en Administración de la Universidad Nacional de Córdoba y maestrando en Estadística Aplicada de la Escuela de Graduados de la Facultad de Ciencias Económicas de dicha Universidad.
En su actividad como consultor ha asesorado a organizaciones como Bagley; Cocacola; Hospital Privado, Sanatorio Allende, Clínica Oftalmológica Onnis; Registro de la Propiedad, Fiscalía General y Ministerio de Finanzas de la Provincia de Córdoba.
En el Centro de Transferencia de Calidad Total de la Facultad de Ciencias Económicas ha realizado investigaciones en organizaciones de Córdoba en temáticas vinculadas a la Gestión de la Calidad.
Actualmente se desempeña como Consultor en Sistemas de Gestión de la Calidad, y como docente en Universidad Tecnológica Nacional, Instituto Universitario de Ciencias Biomédicas de Córdoba, AgroGlobal y Aprender en Red.