Excel para la industria cárnica ¿cómo preparar y diseñar un informe?
Preparar un informe es una tarea cotidiana que realizamos laboralmente. En esta nota veremos lo fácil que es imprimir informes con Excel. Además, cada vez es más común enviar el informe en formato digital, en el lugar de mandarlo a la impresora.
En esta nota, el Lic. Damián E. López, docente del curso virtual “Excel para la industria cárnica” nos enseñará cómo ir desde una hoja de datos al diseño de un informe tal como necesitas, utilizando:
- La vista previa de impresión.
- La configuración de márgenes, hoja y área de impresión.
- La orientación de la hoja
- Encabezados y pie de página
Prácticamente todos los comandos que necesitas encontrar se encuentran en la pestaña Diseño de página. La clave de imprimir informes en Excel es acostumbrarse al diseño de la paginación y dominarlo, ya que a diferencia de los procesadores de texto (como Word u Writer) en Excel no se trabaja en un formato de hojas para imprimir (A4, Carta, Legal), sino que las áreas de trabajo pueden ser más largas que una página impresa, y también más anchas. Esto a menudo requiere que se deban separar páginas en vertical y en horizontal para imprimir un libro.
Preparar un libro para imprimir
Preparar un libro para imprimir consiste en realizar una serie de ajustes en función del tamaño del área a imprimir, el tamaño de la hoja que vayas a utilizar y algunas necesidades que puedas tener, como personalizar los encabezados y pie de páginas, repetir las filas de títulos en todas las hojas, acomodar los márgenes, etc.
Diseño de página
En la cinta de opciones encontrarás una pestaña denominada Diseño de página, que contiene entre otras cosas, los comandos necesarios para realizar los ajustes al libro de manera que pueda ser impreso.
Desde esa pestaña puedes acceder a los comandos que necesites ajustar, por ejemplo, Márgenes, Orientación, Tamaño, etc. O También puedes acceder al cuadro de diálogo del grupo Configurar página haciendo clic en el botón ubicado en la esquina inferior derecha del grupo.
Área de impresión
Por defecto, al momento de imprimir Excel paginará todas las celdas que tengan contenido (o un formato de celda aplicado). El comando Área de impresión se utiliza para indicar a Excel qué área de la hoja que estas utilizando quieres imprimir, en lugar de imprimir todo el contenido.
Ventana vista previa e impresión
A la hora de imprimir, siempre se necesita realizar una vista previa de impresión para estar seguros de que el documento se imprimirá correctamente.
Se puede acceder a la ventana de vista previa e impresión haciendo clic en ARCHIVO -> Imprimir , o mediante el atajo del teclado Ctr + P. Se abre entonces una ventana como la siguiente:
- Impresora: te permite seleccionar el dispositivo al cual quieres enviar la impresión.
- Selector de impresión: Donde debes especificar qué área quieres imprimir:
- Hojas activas, imprime la hoja en la que te encontrabas al acceder a la ventana de vista previa e impresión.
- Para imprimir todas las hojas, se debe seleccionar la opción Imprimir todo el libro.
- La última opción Imprimir selección, se comporta de manera similar a Establecer área de impresión, solo que la selección no queda guardada.
- Página inicial y final: Para especificar qué páginas de la hoja quieres imprimir debes completar los cuadros siguientes con los números de página inicial y final:
- Orientación, tamaño y margen: Por último, desde esta ventana también se pueden cambiar las opciones relativas a Orientación, tamaño y márgenes de la hoja de impresión.
Una vez que todas las opciones han sido configuradas correctamente, el botón imprimir enviará el documento al dispositivo seleccionado
Vistas
Una forma alternativa de ver cómo quedará impreso el informe en el que estás trabajando es utilizar la ficha vistas.
Guardar como PDF
¿Te preguntarás por qué no enviar el libro de Excel entonces? Si bien es una opción, muchas veces deseas enviar un documento que no se pueda modificar y que sea más fácil de visualizar. Por lo general el destinatario de un informe no está interesado en ver infinidad de hojas ni tampoco quiere conocer cuáles fueron las fórmulas utilizadas para construir el informe, sólo le interesa el resumen que necesita para tomar decisiones.
También puede suceder que el libro en el que estás trabajando contenga información sensible que no quieres compartir.
En estos casos imprimir el informe en un documento PDF puede ser una solución interesante.
Para ello existen dos alternativas:
Opción 1: Imprimir como PDF
Configurar la impresión como vimos en los apartados anteriores y al momento de imprimir, solo debes seleccionar como dispositivo de salida: Microsoft print to PDF en la ventana de vista previa e impresión.
Opcion 2: Guardar como PDF
- La segunda alternativa tiene el mismo efecto que la primera, pero se realiza de manera distinta.
- Una vez configurada la impresión como vimos en los apartados anteriores.
- Clic en ARCHIVO -> Guardar como
- En el selector del tipo de archivo elegir la opción PDF (*.pdf)
- Clic en Guardar
Damián E. López
Damián López es Licenciado en Administración de la Universidad Nacional de Córdoba y maestrando en Estadística Aplicada de la Escuela de Graduados de la Facultad de Ciencias Económicas de dicha Universidad.
En su actividad como consultor ha asesorado a organizaciones como Bagley; Cocacola; Hospital Privado, Sanatorio Allende, Clínica Oftalmológica Onnis; Registro de la Propiedad, Fiscalía General y Ministerio de Finanzas de la Provincia de Córdoba.
En el Centro de Transferencia de Calidad Total de la Facultad de Ciencias Económicas ha realizado investigaciones en organizaciones de Córdoba en temáticas vinculadas a la Gestión de la Calidad.
Actualmente se desempeña como Consultor en Sistemas de Gestión de la Calidad, y como docente en Universidad Tecnológica Nacional, Instituto Universitario de Ciencias Biomédicas de Córdoba, AgroGlobal y Aprender en Red.