Excel para la industria cárnica: ¿cómo dar formato a un informe?
En la dinámica y compleja industria cárnica, la eficiencia operativa y la toma de decisiones informada son cruciales para el éxito empresarial. En este contexto, Microsoft Excel emerge como una herramienta invaluable para crear informes que no solo simplifican la gestión de datos, sino que también ofrecen una visión estratégica integral.
Cuando hablamos de “formato de celdas” nos referimos a recorrer las diferentes opciones de formato con las que cuenta Microsoft Excel. Estos te permitirán jerarquizar la información que quieras presentar, dirigiendo la atención del destinatario a la información que se considere más relevante.
En esta nota, el Lic. Damián E. López, docente del curso virtual “Excel para la industria cárnica” nos contará sobre los tres grupos que nos permiten dar formato: Fuente, Alineación y Número.
Dar formato a un informe no es una tarea menor. Muchas veces se piensa en el formato de un informe como los arreglos que se hacen para que se vea “bonito”; pero, aunque la estética sea importante el verdadero valor de aplicar formatos a un informe de Excel radica en mejorar la capacidad de transmitir información relevante para el destinatario.
El objetivo general es arreglar la información para que vea más clara y sea más fácil de leer. Para ello Excel cuenta con 3 grupos en la pestaña Inicio: Fuente, Alineación y Número:
Cada uno de estos grupos se utiliza para aplicar diferentes opciones de formatos a las celdas, de una hoja de Excel.
Aplicar formatos en Excel es bastante sencillo, puede resumirse en:
1. Seleccionar el conjunto de celdas a las que quieres aplicar uno o varios formatos.
2. Pulsar los comandos de los formatos que necesites.
Antes de comenzar, es importante que tengas en cuenta que, en Excel, introducir datos en una celda y darle formato son dos cosas totalmente distintas. Por lo tanto, es posible dar formato a una celda que se encuentra vacía, y luego, lo que introduzcas en ella automáticamente adoptará el formato que asignaste a la celda.
GRUPO FUENTE
En este grupo se encuentran las opciones de formato relativo a la tipografía o fuente que permitirán cambiar el tipo de letra, el tamaño y el color de la tipografía entre otras opciones.
Cuando creas una nueva hoja de cálculo, Excel 2019 asigna una y un tamaño de letra uniformes a todas las entradas de fuente celda que haces. La fuente predeterminada es Calibri de Microsoft (la llamada Fuente de cuerpo) en tamaño 11.
Aunque esta fuente puede ser la apropiada para entradas normales, quizás quieras utilizar algo un poco más llamativo para los títulos y los encabezados de la hoja de cálculo, para la fila de totales o para alguna parte del informe que quieras destacar.
GRUPO ALINEACION
Dentro de este grupo se encuentran los comandos que permiten “acomodar” el contenido dentro de una celda:
A) Alineación horizontal
La alineación horizontal que se asigna al contenido de una celda al momento de ingresarlos depende del tipo de entrada que realices:
· Todas las entradas de texto se alinean a la izquierda, y
· Los números se alinean a la derecha.
B) Alineación vertical
La alineación a la izquierda, a la derecha o centrada se refiere a la posición horizontal del contenido de una celda en relación con los bordes izquierdo y derecho de la celda (es decir, horizontalmente).
También puedes alinear entradas según los bordes superior e inferior de sus celdas (es decir, en vertical). Normalmente, todas las entradas se alinean en vertical con la parte inferior de las celdas. También puedes centrar una entrada en su celda en sentido vertical o alinearla con la parte superior de la celda.
C) Modificar el ajuste de texto
Tradicionalmente, los encabezados de columna de una tabla de una hoja de cálculo siempre han dado problemas, porque tenías que acortarlos mucho o abreviarlos si no querías ensanchar las columnas para poder abarcar el contenido.
Ahora puedes evitar ese problema utilizando el botón Ajustar texto , ubicado en el grupo Alineación de la pestaña Inicio (justo a la derecha del botón Orientación)
GRUPO NÚMERO
Dentro de los tres grupos que hemos visto para aplicar formatos en Excel, el grupo Número es sin dudas el que tiene mayor cantidad de variantes y con seguridad uno de los que más utilizarás, ya que los números serán quienes ocupen la mayor parte de una hoja de cálculo.
A menudo, dar formato a los números una vez que los has introducido es la manera más eficaz para avanzar por dos motivos, por una parte, es muy frecuente que no debas ingresar con el teclado todos los datos con los que vas a trabajar, sino que estos ya se encuentran cargados previamente y segundo si quieres ingresar valores monetarios no necesitarás tipear el signo de moneda para cada importe.
Damián E. López
Damián López es Licenciado en Administración de la Universidad Nacional de Córdoba y maestrando en Estadística Aplicada de la Escuela de Graduados de la Facultad de Ciencias Económicas de dicha Universidad.
En su actividad como consultor ha asesorado a organizaciones como Bagley; Cocacola; Hospital Privado, Sanatorio Allende, Clínica Oftalmológica Onnis; Registro de la Propiedad, Fiscalía General y Ministerio de Finanzas de la Provincia de Córdoba.
En el Centro de Transferencia de Calidad Total de la Facultad de Ciencias Económicas ha realizado investigaciones en organizaciones de Córdoba en temáticas vinculadas a la Gestión de la Calidad.
Actualmente se desempeña como Consultor en Sistemas de Gestión de la Calidad, y como docente en Universidad Tecnológica Nacional, Instituto Universitario de Ciencias Biomédicas de Córdoba, AgroGlobal y Aprender en Red.